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Portifólio de Serviços - Arquivismo

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ARQUIVISMO


Um grande volume de documentos é gerado diariamente seja por meio físico (papel) ou digital (arquivos de computador), o destino dado para estes documentos muitas vezes não é o ideal causando acúmulo desnecessário e conseqüente diminuição de desempenho.
Empresas e órgãos governamentais que não tem política de gerenciamento de seus arquivos enfrentam vários problemas:
- o espaço ocupado pelo arquivo poderia ser utilizado para outros fins mais adequados.
- sem um gerenciamento que controle entrada e saídas de documentos podem ocorrer perdas de documentos importantes.
- dificuldade em encontrar documentos.
- documentos históricos não recebem tratamento ideal e são destruídos.
Para solucionar estas questões deve-se implantar um algoritmo completo de gerenciamento de arquivos físicos e virtuais.
As principais características deste sistema são:
-Através de uma profunda análise da rotina de trabalho da empresa ou órgão governamental definir quais documentos são produzidos e criar setores específicos numerados de forma que ao entrar em contato com o documento saiba a qual departamento ele pertence.
-Dividir o arquivo em Ativo, Intermediário e Permanente.
-Utilizando softwares controlar todo o fluxo de documentos físicos e virtuais, considerando o uso de palavras chaves que facilitam a procura e validade com o intuito de descartar documentos que perderam seu propósito.
-Digitalizar todos os documentos físicos gerados de forma a manter um backup geral. Neste caso existe a possibilidade de liberar o acesso a estes documentos na Internet e Intranet sempre indexando os documentos digitalizados a fim de facilitar a busca.
Existem outras peculiaridades que podem ser ajustadas a cada necessidade, em suma o objetivo deste projeto é economizar espaço, aumentar a produtividade diminuindo o tempo de busca por documentos e gerenciar o fluxo de arquivos dentro da empresa ou órgão público.



Última atualização (Sex, 05 de Agosto de 2011 19:30)